La protection des données à caractère personnel est fondamentale pour Profile Group.

C’est pourquoi nous souhaitons que vous compreniez quels types de données nous traitons, comment et pourquoi nous les recueillons, avec qui nous les partageons, combien de temps nous les conservons, les droits dont vous bénéficiez et comment nous les protégeons.

Nous nous sommes efforcés d’être aussi clairs que possible dans le présent document. Toutefois il est possible que vous ne soyez pas familier avec certains termes. N’hésitez dès lors pas à nous contacter si vous avez des questions.

1. QUELS TYPES DE DONNÉES TRAITONS-NOUS ?

Nous ne collectons et traitons que les données qui sont nécessaires aux finalités qui sont exposées ci-dessous.

Il s’agit plus particulièrement des catégories de données suivantes :

1. Données d’identification personnelles, telles que le nom et l’adresse ;
2. Données d’identification électroniques, telles que l’adresse email, le numéro de GSM et les cookies ;
3. Détails personnels, tels que l’âge, le sexe, la date de naissance, le lieu de naissance, l’état civil, la nationalité et la langue ;
4. Statut d’immigration, tel que l’existence d’un permis de travail valide en Belgique ;
5. Descriptions psychiques, telles que la personnalité au travers d’un test psychotechnique ;
6. Curriculum académique ;
7. Qualifications professionnelles, telles que les formations professionnelles et la possession d’un permis de conduire ;
8. Expériences professionnelles ;
9. Affiliation/participation à des organisations professionnelles ;
10. Publications ;
11. Informations concernant l’emploi actuel ;
12. Informations concernant le recrutement ;
13. Informations concernant la fin de l’emploi ;
14. Données relatives à la carrière ;
15. Données relatives à l’organisation du travail ;
16. Données salariales ;
17. Evaluation ;
18. Formation à la fonction ;
19. Images ;
20. Données relatives à la sécurité, telles que mot de passe ;
21. Données relatives aux activités de loisirs et intérêts ;

Profile Group a par ailleurs pour principe de ne pas demander aux candidats d’informations dites sensibles au sens de la réglementation vie privée, sauf précisément lorsque la loi l’exigerait ou l’autoriserait dans un cas particulier. C’est pourquoi il est vous demandé, de manière générale, de ne pas communiquer d’informations de ce type – c’est-à-dire des données qui révèlent l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques ou l’appartenance syndicale, ainsi que des données génétiques, des données biométriques, des données concernant la santé ou des données concernant la vie ou l’orientation sexuelle, des condamnations pénales et des infractions – lorsque vous remplissez un formulaire ou complétez profil sur un site de Profile Group ou échangez, de quelque manière que ce soit, avec Profile Group.

2. COMMENT VOS DONNÉES SONT-ELLES OBTENUES ?

Vos données à caractère personnel sont collectées de diverses manières.

a. Envoi d’une candidature

Profile Group traite l’ensemble des données que les candidats transmettent lorsqu’ils remplissent un formulaire d’inscription, soit en réponse à une offre d’emploi, soit en posant une candidature spontanée.

Pour compléter ces formulaires d’inscription, les candidats sont invités à communiquer leurs données de contact (nom, prénom, numéro de téléphone et adresse email) ainsi qu’à transmettre un CV.

Après avoir transmis ces données à Profile Group, les candidats peuvent, s’ils le souhaitent, se connecter à leur profil personnel et sécurisé afin de modifier les données déjà transmises et/ou compléter leur profil en mentionnant d’autres données nécessaires aux finalités qui sont exposées ci-après : expériences professionnelles, formation, langues maîtrisées, salaire souhaité, photo, etc.

b. Entretien téléphonique et/ou vidéo

Lorsqu’un candidat choisit de fournir les données précitées via un formulaire d’inscription et/ou par le biais d’une candidature spontanée, il accepte explicitement que Profile Group utilise ces données pour le contacter par téléphone et/ou par email afin de recevoir davantage d’informations sur les services proposés par Profile Group et, s’il le souhaite, de donner davantage d’informations sur ses attentes professionnelles.

c. Entretien de recrutement

Lorsqu’un candidat accepte de passer un entretien avec Profile Group, il accepte explicitement que Profile Group utilise ses données à caractère personnel pour le convier à cet entretien et pour l’évaluer au cours de cet entretien, notamment par le biais de tests psychotechniques ainsi que pour vérifier les références et renseignements fournis. Ce qui précède implique notamment que Profile Group prenne le cas échéant contact avec les entreprises et/ou organismes renseignés par le candidat.

3. POURQUOI TRAITONS-NOUS VOS DONNÉES ?

Ces données sont traitées par Profile Group pour fournir ses services relatifs au recrutement et à la gestion de carrières, pour analyser et gérer des candidatures, et pour continuellement améliorer ses services et ses outils de communication. Ceci implique :

• La collecte de données via un formulaire d’inscription ou une candidature spontanée, le profil personnel du candidat, un entretien téléphonique, voire vidéo, un entretien en face à face, des tests psychotechniques, des questionnaires de personnalités, etc.
• La sauvegarde de ces données ;
• La consultation de ces données ;
• La vérification et l’analyse de ces données ;
• La communication des données à des tiers – c’est-à-dire principalement aux clients de Profile Group qui l’ont mandaté pour pourvoir une ou plusieurs offres d’emploi – afin de présenter les candidatures pour l’(les) offre(s) d’emploi existante(s) pour la(les)quelle(s) les candidats ont manifesté un intérêt ;
• La production de statistiques, d’études de marché, … ayant pour but d’améliorer l’expérience des utilisateurs des services de Profile Group ;
• La communication proactive, aux candidats ayant explicitement fait ce choix, de nouvelles offres d’emploi, et donc pas seulement pour l’(les) offre(s) d’emploi existante(s) pour la(les)quelle(s) les candidats ont manifesté un intérêt, pouvant répondre aux attentes professionnelles exprimées par les candidats lorsqu’ils ont complété un formulaire d’inscription et/ou leur profil.

C’est parce que vous avez consenti à ces finalités que Profile Group peut traiter ces données à caractère personnel. L’obtention de ces données est d’ailleurs indispensable pour permettre à Profile Group de réaliser les finalités précitées. En effet, si ces données n’étaient pas obtenues, Profile Group ne serait alors pas en mesure par exemple de gérer correctement les candidatures qui lui parviennent. Cela étant, puisque ce traitement de données est uniquement basé sur votre consentement, il vous est loisible de retirer, à tout moment et par écrit, votre consentement, sans pour autant pouvoir porter atteinte à la licéité des traitements effectués avant le retrait de ce consentement.

4. AVEC QUI PARTAGEONS-NOUS VOS DONNÉES ?

Les données des candidats ne sont partagées qu’avec :

• Les candidats eux-mêmes ;
• Les membres du personnel de Profile Group ;
• Les clients ayant mandaté Profile Group pour ses services, et pour les seules fins du recrutement qu’ils ont confié à Profile Group ;
• Les sous-traitants de Profile Group (par exemple l’hébergeur informatique) dans la mesure où cela est nécessaire à l’exécution de leurs missions ou dans les cas prévus par la loi ;
• Les autorités publiques dans les cas prévus par la loi.

5. COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS DONNÉES ?

Lorsqu’un candidat remplit un formulaire d’inscription, transmet une candidature spontanée et/ou complète son profil personnel sur un site de Profile Group, il accepte explicitement que ses données soient conservées dans une base de données gérée par Profile Group.

Les données sont conservées le temps nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été obtenues, et conformément aux intérêts légitimes de Profile Group en tant que responsable du traitement des données. Toutefois, de manière exceptionnelle, les données peuvent être conservées plus longtemps si un suivi juridique et administratif nécessite une durée de conservation plus longue.

Les candidats concernés sont avertis par email +/- 1 mois avant la suppression prévue de leurs données. Les candidats peuvent alors, s’ils le souhaitent, demander explicitement à Profile Group de conserver leurs données afin de permettre à Profile Group de les contacter proactivement pour leur proposer une offre d’emploi susceptible de les intéresser. En ce cas, la même procédure sera de mise avant la fin de cette nouvelle période, et ainsi de suite.

6. DE QUELS DROITS BÉNÉFICIEZ-VOUS ?

Moyennant l’envoi d’une demande (y compris sous format électronique) datée et signée, adressée par email à dpo@profilegroup.com ou par courrier ordinaire et la justification de son identité, chaque candidat peut obtenir de Profile Group une copie (y compris sous format électronique) gratuite des données à caractère personnel le concernant, ainsi que, le cas échéant, la rectification ou l’effacement des données qui ne seraient pas exactes ou complètes, ou la limitation du traitement, et ce dans un délai d’1 mois à compter de la réception de la demande. Chaque candidat bénéficie également du droit à la portabilité de ses données. Passé ce délai d’1 mois, si aucune réponse ou réaction n’a eu lieu de la part de Profile Group, le candidat peut alors considérer que sa demande a été rejetée. Du reste, les candidats peuvent exercer certains de ces droits en se connectant sur leur profil personnel.

Dans le cas où Profile Group aurait transmis les données visées à d’autres personnes, par exemple les clients ayant mandaté Profile Group pour ses services, Profile Group prendra toutes les mesures raisonnables pour informer ces personnes de la demande d’effacement de tout lien vers ces données ou de toute copie ou reproduction de celles-ci. Si un candidat souhaite introduire une réclamation, il peut le faire auprès de l’Autorité de Protection des Données // la Commission de la Protection de la Vie Privée, rue de la presse, 35 à 1000 Bruxelles, www.privacycommission.be

7. COMMENT PROTÉGEONS-NOUS VOS DONNÉES ?

Les données personnelles des candidats sont traitées en Belgique et stockées dans un data center aux Pays-Bas.

Profile Group prend des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données des candidats, en particulier contre la manipulation et l’accès non autorisé, et déploie ses meilleurs efforts pour que ces mesures soient le plus à jour possible, et ce compte tenu de l’état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement ainsi que des risques pour les candidats.

Lorsque Profile Group transmet des données aux clients l’ayant mandaté, elle s’engage à prendre toutes les mesures raisonnables en vue de préserver la sécurité et la confidentialité des données, et ce en conformité avec la loi applicable.

La législation relative à la vie privée étant parfois adaptée et améliorée, le présent document est également susceptible d’être modifié. Profile Group vous conseille dès lors de le consulter régulièrement si vous visitez ses sites web, et veillera à ce que les éventuels changements, modifications ou adaptations soient clairement notifiés.

8. DÉCLARATION DE NON-DISCRIMINATION

Profile Group est un employeur qui respecte l’égalité des chances. Profile Group ne fera pas de discrimination et prendra des mesures d’actions positives pour garantir l’absence de discrimination en matière d’emploi, de recrutement, d’offres d’emploi, de rémunération, de licenciement, d’avancement, de promotion et d’autres conditions d’emploi envers tout employé ou candidat à un emploi sur la base de la race, de la couleur, du sexe, de la nationalité, de l’origine, de l’âge, de la religion, de la croyance, du handicap, du statut d’ancien combattant, de l’orientation sexuelle, de l’identité sexuelle ou de l’expression sexuelle.